¿Cómo registrar facturas de compras?   

En Anfix puedes registrar una factura de gasto de dos formas: automáticamente, enviándola para su lectura, o manualmente, creándola desde «Compras». Si accedes a la contabilidad de la empresa, además podrás revisar el asiento contable antes de guardarla.

Registrar la factura automáticamente

Tienes estas opciones para registrar una factura de forma automática:

Opción 1. Enviar la factura a CleverScan

  1. Entra en Negocio > Documentos pendientes.
  2. Puedes seleccionar la traducción tradicional o usar el CleverScan con IA.
  3. Haz clic en «Añadir».
  4. Selecciona la opción «Factura recibida».
  5. Puedes subir una factura por documento o varias facturas en un mismo PDF.

Cuando finalice la lectura de datos, la factura aparecerá en Negocio > Compras y se marcará con un punto azul para que puedas revisarla.

 

Opción 2. Enviar la factura por correo

Envía un email a la dirección indicada en el artículo original con las facturas adjuntas. (TUCIF@recibidas.anfix.com).
Anfix generará una factura por cada fichero adjunto y leerá los datos de la primera página, que debe incluir la información necesaria para identificar al proveedor y los importes.

 

Registrar la factura manualmente

Para crear una factura manualmente:

  1. Entra en Negocio > Compras.
  2. Accede a Facturas recibidas.
  3. Haz clic en Nueva.

Según el acceso que tengas en la empresa, verás una de estas vistas:

  • Vista de negocio: permite introducir los datos de la factura.
  • Vista fiscal y contable: permite introducir los datos y revisar el asiento contable que se generará.

Vista de negocio

Al hacer clic en Nueva, se abre el formulario de factura recibida. Desde ahí puedes adjuntar la imagen escaneada de la factura y completar la información necesaria.

Rellena estos campos principales:

  • Tipo de factura: por defecto será Normal. También puedes seleccionar Rectificativa. Si la empresa está acogida al SII, verás además otros tipos específicos:
    • Simplificada o sin identificación del destinatario.
    • Emitida en sustitución de facturas simplificadas.
    • Asiento resumen de facturas.
    • Importaciones DUA.
    • Otros justificantes contables y documentos justificativos del derecho a la deducción.
    • Aduanas – Liquidación complementaria.
  • Proveedor: al introducir el nombre, Anfix buscará si ya existe. Si no está creado, podrás darlo de alta desde la propia factura.
  • Número de factura.
  • Fecha: por defecto se propone la fecha actual.
  • Total.
  • Categoría: identifica el tipo de gasto.
  • Forma de pago: se rellena con la que tenga asignada el proveedor, aunque puedes cambiarla.
  • Vencimiento: se calcula automáticamente según la forma de pago, pero puedes modificarlo o añadir más vencimientos.
Crear un proveedor desde la factura

Si el proveedor no existe, puedes crearlo directamente al introducir su nombre. Se abrirá una ventana con sus datos básicos.

Los campos  son:

  • Nombre o razón social.
  • CIF/NIF.
  • Cuenta contable.
  • Tipo de operación (modelos de IVA).
  • % IVA o % IGIC.
  • Datos de dirección.

También puedes ampliar la información desde la ficha completa del proveedor.

Añade las líneas de la factura

Después, introduce el detalle de las líneas de la factura. Puedes configurar qué campos quieres ver en el formulario desde la rueda dentada.

Los campos disponibles son:

  • Descripción.
  • Cantidad.
  • Precio.
  • % dto.
  • Total.
  • Imp. incluidos.
  • % IVA.
  • Cuota IVA.
  • Cuota RE.
  • % retención.
  • Retención.

Revisa la información fiscal

Debajo de las líneas se muestra la información fiscal, que se completa automáticamente con los datos del proveedor.

Puede incluir:

  • Tipo de operación (modelos de IVA).
  • Clave intracomunitaria (modelo 349), cuando corresponda.
  • Criterio de caja, si aplica a la empresa (esto se define en la configuración de la empresa). Si la empresa no se acoge al criterio de caja, pero el proveedor sí, marcaremos esta casilla en la ficha del proveedor, de manera que las facturas que creemos para este proveedor tendrán este marcador activado. De este modo, al presentar el IVA, sólo se podrá deducir este si la factura ha sido pagada.

Si la empresa está acogida al SII, también se mostrarán estos campos:

  • Clave de operación (modelo SII).
  • Descripción de la operación (para el SII).

Si la empresa no está acogida al SII, en su lugar se mostrarán las claves de operación de los modelos 340 y 347.

Añade observaciones y revisa los importes

En el panel izquierdo puedes indicar:

  • Dto. general.
  • Dto. pronto pago.

Además, verás un resumen de impuestos y retenciones, junto con los totales de la factura. También puedes usar el campo Observaciones para añadir comentarios relacionados con el documento.

Guardar la factura

Cuando termines, guarda la factura. Después quedará registrada en Negocio >Compras > Facturas recibidas y se generarán automáticamente los asientos contables correspondientes.

Vista fiscal y contable

Si tienes acceso a la contabilidad de la empresa, podrás usar esta vista para introducir los datos de la factura y revisar el asiento contable antes de guardarla.

Además de los datos habituales, esta vista permite informar de estas fechas:

  • Fecha asiento: fecha contable del asiento. Por defecto será la misma que la fecha de la factura.
  • Fecha operación: se utiliza en algunos modelos fiscales, como el SII. Por defecto también coincide con la fecha de la factura.

Datos que puedes completar en esta vista

En esta vista se incluyen, entre otros, estos campos:

  • Tipo de factura.
  • Criterio de caja.
  • Fecha.
  • Proveedor.
  • Número de factura.
  • Total.
  • Fecha asiento.
  • Fecha operación.
  • Vencimiento.

 

Debajo se muestran también las claves de operación de la factura, según la empresa esté acogida o no al SII.

Si está acogida al SII:

Si no está acogida al SII:



Información contable y fiscal por línea

La parte inferior recoge la información contable y fiscal de cada línea de la factura.

Entre otros datos, podrás revisar:

  • Tipo de operación (modelos de IVA).
  • Cuenta contable (base imponible).
  • Base imponible.
  • % IVA.
  • Cuota IVA.
  • Cuota RE.
  • Clave intracomunitaria (modelo 349), cuando aplique.
  • % retención.
  • Retención.

Revisar el asiento contable

En el apartado Asiento puedes previsualizar el asiento contable que se generará al guardar la factura. Además, el artículo indica que puedes modificarlo desde la opción Editar asiento.

También puedes añadir comentarios en el campo Observaciones.

Importante:
  • El registro automático genera una factura por cada fichero adjunto enviado.
  • En el registro automático se leen los datos de la primera página del documento, por lo que esa página debe contener la información del proveedor y los importes.
  • Algunos campos y opciones solo aparecen si la empresa está acogida al SII o si tienes acceso a la contabilidad.
Registrar facturas de gasto desde la app

También puedes registrar facturas de gasto desde la app de Anfix.

Si todavía no has registrado ninguna factura recibida, ya sea desde la versión web o desde la app, verás una pantalla inicial con el listado vacío y un mensaje para añadir una nueva factura.

Opciones para crear una factura desde la app

Desde la app puedes crear una factura recibida de varias formas:

  1. Botón + de la parte superior derecha: al pulsarlo, se abre un desplegable desde el que puedes elegir si quieres crear la factura manualmente, desde una imagen existente o desde una captura de foto.
  2. Botón Crear factura recibida: muestra las mismas opciones para crear la factura manualmente, desde una imagen existente o desde una captura de foto.

Si eliges crear factura manualmente, se abrirá el formulario de creación de la factura para que puedas completar sus datos.

Importante: en el pie de la pantalla se muestra también el botón de control +. Al pulsarlo, se abrirá un abanico de opciones .


Al pulsar la opción Factura o ticket podremos subir la imagen o capturar foto de:

  • Facturas recibidas
  • Tickets
  • Facturas emitidas

Si no tienes conexión a internet en tu dispositivo móvil, la app te mostrará un aviso indicando que no hay conexión. Sin conexión no podrás seguir registrando facturas desde la app.

Consultar el listado de facturas

A medida que vayas creando y registrando facturas, el listado de facturas recibidas mostrará toda la información registrada en Anfix.

Las facturas que aparezcan con una burbuja azul indican que se trata de un documento nuevo al que todavía no se ha accedido desde su creación. Esta burbuja desaparecerá cuando abras la factura.

Cuando ya tengas facturas registradas, podrás crear nuevas desde dos puntos distintos:

  • Desde el + de la parte superior derecha, con opción de creación manual o mediante captura de foto.
  • Desde el + verde de la parte inferior central. En este caso, solo podrás crear la factura recibida mediante captura de foto.

Importante: para subir documentos a Anfix desde la app, debes conceder los permisos que solicite tu dispositivo móvil. Tanto en Android como en iOS, estos permisos son necesarios para subir documentos mediante créditos de CleverScan.

Crear una factura manualmente desde la app

Si continúas el proceso de creación manual, podrás completar los datos de la nueva factura recibida.

Estos son los campos que podrás rellenar:

  • Avatar: muestra las iniciales del proveedor. Si la factura tiene sello legal, se mostrará en la parte inferior derecha.
  • Proveedor: campo obligatorio y editable. Al pulsarlo, accederás al listado de proveedores de la empresa para seleccionar uno existente.
  • Nuevo proveedor: si el proveedor no existe, en el listado aparecerá la opción Añadir nombre como nuevo proveedor.
  • Número de factura: muestra el número de la factura. Debajo aparecerá la categoría.
  • Importe: muestra el importe numérico de la factura en euros.
  • Estado: debajo del importe se mostrará el estado de la factura, que puede ser Pendiente o Pagada.
  • Añadir línea: permite crear las líneas de la factura.

Añadir líneas a la factura

Para registrar el detalle de la factura, puedes añadir una o varias líneas. Después de crear la primera, verás el botón Añadir línea para seguir incorporando más.

En cada línea podrás completar estos campos:

  • Descripción: campo editable con un máximo de 200 caracteres.
  • Cantidad: número de productos o servicios.
  • Precio.
  • Descuento.
  • IVA: se cargará por defecto con la configuración de la empresa. Si has seleccionado un proveedor, se mostrará el IVA configurado en su ficha. Este campo es desplegable.
  • Retención: por defecto aparece 0,00 %. Si el proveedor tiene una retención asignada, aparecerá precargada.
  • Impuestos incluidos: por defecto aparece desactivado. Si lo activas, el total de las líneas pasará a ser el total de la factura y se descontará el IVA correspondiente.
  • Total: campo numérico no editable que muestra el resultado calculado de la línea.

Para guardar la línea y volver al formulario de la factura, pulsa el botón Añadir de la parte superior derecha.

Revisar descuentos, observaciones y totales

  • Subtotal de la línea: muestra el total de las líneas creadas antes de aplicar descuentos generales, retenciones u otros cálculos del documento.
  • Total: muestra el importe total de la suma de las líneas añadidas.
  • Dto. general: por defecto aparece sin descuento, con valor 0,00 %.
  • Observaciones: campo de texto editable con un máximo de 350 caracteres.
  • Totales: en la parte inferior del formulario se muestran la base imponible, los impuestos, las retenciones y el total final de la factura.

Guardar la factura

Cuando hayas completado todos los datos y confirmado que son correctos, pulsa Guardar. Si el proceso se completa correctamente, aparecerá un mensaje de confirmación en la parte superior de la pantalla.

Gestionar facturas desde la app

Además de crear nuevas facturas, junto al botón + de la parte superior derecha encontrarás un botón de verificación.

Al pulsarlo, se mostrarán las opciones Cancelar, Descargar y Eliminar. Esta última solo estará habilitada si tienes un documento adjunto seleccionado.

Al seleccionar una factura individualmente, podrás realizar estas acciones:

  • Cancelar.
  • Duplicar.
  • Eliminar.

Si eliges eliminar una o varias facturas, la app mostrará una ventana de confirmación antes de completar la acción.

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