Bandeja de entrada  

Si eres un asesor, la bandeja de entrada se habilitará para aquellas empresas en las que supervises las operaciones de tu cliente, antes de que pasen a contabilidad. Para ello, habrás dado permisos a tu cliente colaborativo desde CONFIGURACIÓN → Permisos, y en la sección de «¿Quieres que los documentos introducidos por tu cliente se contabilicen automáticamente?» habrás indicado «No»:

También se habilitará la bandeja de entrada si el asesor envía documentos para su traducción (la extracción automática de datos a través de la funcionalidad de CleverScan).

En la parte superior de la bandeja de entrada, encontrarás un resumen de los documentos a revisar: el primer icono, indica el total de documentos a revisar, y, los siguientes, un desglose por tipo de documento:

 

En la parte inferior de la pantalla tendrás dos pestañas: la primera con los documentos pendientes de revisar, y la segunda con los documentos que han sido rechazados.

 

En esta página de ayuda veremos:

 


TIPOS DE DOCUMENTOS PENDIENTE DE REVISAR

A la izquierda veremos el listado de los documentos que requieren nuestra revisión antes de pasar a contabilidad, precedidos por un icono que indica su tipología:

  Facturas emitidas:

  • Cuando el cliente emita una factura desde VENTAS, o bien la cree al conciliar un movimiento bancario de cobro desde «Conciliaciones pendientes» con la opción de «Factura», nos aparecerá aquí el documento para su revisión.
  • Cuando el cliente modifique una factura desde VENTAS, también nos aparecerá aquí el documento.
  • Igualmente, si realiza estas operaciones a través de la APP del móvil, también veremos aquí los documentos.

 

  Facturas recibidas:

  • Cuando el cliente registre una factura desde COMPRAS, de manera automática (utilizando CleverScan) o  bien de manera manual, veremos aquí el documento.
  • Si genera la factura al conciliar un movimiento bancario de pago desde «Conciliaciones pendientes» con la opción de «Factura», nos aparecerá aquí el documento para su revisión.
  • Cuando el cliente modifique una factura desde COMPRAS, también nos aparecerá aquí el documento.
  • Igualmente, si realiza estas operaciones a través de la APP del móvil, veremos aquí los documentos.
  • Además, si nosotros, los asesores, enviamos documentos para su traducción a través de CleverScan, veremos aquí los documentos traducidos para su revisión.

 

  Tickets:

  • Cuando el cliente registre un ticket desde la web o desde la APP del móvil, nos aparecerá aquí para revisarlo.
  • Si lo modifica, también nos aparecerá aquí.
  • Igualmente, si el cliente o nosotros, los asesores, enviamos un ticket para su traducción a través de CleverScan, los veremos aquí una vez traducidos para su revisión.

 

 Cobros:

 

  Pagos:

 

   Otros:

  • Si el cliente registrara un suplido, aparecería con este icono.
  • También si genera el asiento de un modelo de impuestos.
  • Y, si activamos la amortización automática, igualmente veremos el asiento propuesto aquí. (Atención: esto sólo ocurrirá si tenemos ya activa la bandeja de entrada, al tener un cliente colaborativo sin permiso a contabilidad, o bien al utilizar CleverScan – de lo contrario la amortización la veríamos directamente reflejada en contabilidad).

 


ACCIONES QUE PODEMOS HACER CON LOS DOCUMENTOS PENDIENTES DE REVISAR

A continuación veremos las diferentes acciones que podemos hacer el la pestaña de «PENDIENTE DE REVISAR»:

 

Aceptar el documento, para que se refleje en contabilidad:
  • Seleccionando el documento, y pulsando en «CONTABILIZAR», el documento se contabiliza y desaparece de la bandeja de entrada:

 

Rechazar el documento:
  • Seleccionando el documento y pulsando en «RECHAZAR», el documento NO se contabiliza. A partir de este momento aparecerá en la pestaña de «RECHAZADOS».

 

 

Añadir comentarios:
  • En la parte inferior veremos el apartado de «Comentario» en el que podemos dejar reflejadas observaciones. 
    • Si aceptamos el documento, podremos ver el comentario desde el asiento contable, y también en el informe del Libro Mayor, eligiendo la columna de «Observaciones» en la rueda dentada. En el caso de las facturas, se verán en la línea del proveedor o cliente. En los cobros/pagos, se verán en todas las líneas del asiento contable.
    • Si rechazamos el documento, el comentario se incluirá en el e-mail que enviemos al cliente desde la pestaña de RECHAZADOS.

 

Modificación del documento:
  • Pulsando en el botón de «Modificar» accedemos al formulario del documento (factura, ticket, cobro o pago) y podremos modificarlo.
  • Desde la pantalla de la bandeja de entrada, podremos ajustar el registro contable de la factura:
    • Modificando la fecha, el predefinido o el tipo de factura, en la parte superior:
    • Modificando las líneas del asiento contable en la parte inferior (o añadiendo líneas) – ten en cuenta que esto sólo modificará el asiento contable, y no la factura de compras/ventas:
    • También podremos crear una nueva cuenta contable de gasto o ingreso:
    • ATENCIÓN: para dar de alta a un nuevo proveedor o cliente, lo haremos desde el apartado correspondiente en COMPRAS o VENTAS. Después, lo asignaremos a la factura desde el botón de «Modificar». De este modo, lo veremos reflejado, tanto en la factura de compras/ventas, como en contabilidad.
    • Y, si lo que necesitamos es modificar el proveedor o cliente asignado por uno que ya existe, lo haremos también accediendo al botón de «Modificar».

 

 


PESTAÑA DE RECHAZADOS

A continuación veremos las diferentes acciones que podemos hacer el la pestaña de «RECHAZADOS»:

 

Enviar e-mail:
  • Para enviar un e-mail de documentos rechazados a nuestro cliente, seleccionamos los documentos y pulsamos en «Enviar e-mail»:
  • Se abrirá una ventana en la que se cargará en e-mail del cliente, y un asunto y cuerpo del correo pre-definidos que podremos modificar:
  • En el correo, se adjuntará un documento PDF que contendrá el detalle de los documentos rechazados, junto con los comentarios que hayamos indicado desde la pestaña de «PENDIENTE DE REVISAR».
  • Este PDF aparecerá en la pestaña de INFORMES → Publicados.

 

No rechazar:
  • Si seleccionamos el documento y pulsamos en «NO RECHAZAR», aparecerá de nuevo en la bandeja de «PENDIENTE DE REVISAR».

 

Borrar:
  • Seleccionando el documento y pulsando en «BORRAR», desaparecerá de la pestaña de «RECHAZADOS».
  • ATENCIÓN: El documento seguirá existiendo, aparecerá en el apartado en el que se haya creado (VENTAS, COMPRAS, TESORERÍA…) hasta que sea borrado desde ese punto.

 

 


PREGUNTAS FRECUENTES
  • ¿Porqué me aparece en la bandeja de entrada un documento ya contabilizado?:
    • Si tu cliente modifica un documento que ya has aprobado y contabilizado, aparecerá de nuevo en la bandeja de entrada. Verás que tiene una etiqueta de «CONTABILIZADO». Al aprobarlo, se actualizará el asiento contable con la modificación.
  • ¿Porqué me aparece en la bandeja de entrada un documento ya rechazado?:
    • Si tu cliente modifica un documento que has rechazado, aparecerá de nuevo en la bandeja de entrada. Verás que tiene una etiqueta de «RECHAZADO». Podrás decidir si lo apruebas o lo rechazas.
  • ¿Podrá mi cliente conectado eliminar un documento que yo he aceptado para contabilidad?:
    • No. Si has aceptado un documento para que se contabilice, tu cliente no podrá eliminarlo – tendrá que contactar contigo para que tú lo hagas. Sí podría modificarlo, en cuyo caso te volvería a aparecer en la bandeja de entrada.