¿Cómo registrar facturas de compras?   

Con anfix, dispones de dos formas de registrar facturas de compras de manera automática – enviándolas para su traducción. También la podrás registrar de manera manual – lo explicamos más abajo.

REGISTRO AUTOMÁTICO:

  1. Puedes enviar un e-mail a la dirección: «TUCIF@buzon.anfix.com» con todas las facturas adjuntas para que el equipo de anfix se encargue de subirlas a tu plataforma y de extraer todos los datos a través del CleverScan. Se generará una factura por cada fichero adjunto que envíes. Se leerán los datos de la primera página, la cual debe contener los datos para identificar al proveedor, y los distintos importes. Dentro del apartado de COMPRAS → FACTURAS RECIBIDAS encontrarás la dirección a la que enviar las facturas.
  2. Mediante el botón de «añade aquí tus facturas». Con esta opción podrás adjuntar varias facturas en un único fichero (formato pdf o imagen ) – anfix dividirá el documento en páginas, y, por cada una de ellas creará una factura. Se descontarán tantos créditos como páginas tenga el documento.

Una vez finalice el proceso de traducción de datos, las facturas llegarán a la bandeja de entrada, donde podrás revisarlas.

 



REGISTRO MANUAL:

También podrás registrar la factura de forma manual desde COMPRAS → FACTURAS RECIBIDAS y pulsando en «NUEVA»:

Dependiendo de si tenemos o no acceso a la contabilidad de la empresa veremos:

  • VISTA DE NEGOCIO – Donde podremos indicar todos los datos de la factura.
  • VISTA FISCAL Y CONTABLE – Aquí también podremos indicar los datos de la factura y, además, veremos el asiento contable que se va a generar.

 



VISTA DE NEGOCIO – DATOS FACTURA

Al pulsar en «Nueva», se abrirá el formulario de facturas recibidas.

Podremos adjuntar la imagen escaneada de la factura pulsando en .

Después, iremos completando los siguientes campos:

  • TIPO DE FACTURA: Por defecto aparecerá Normal. A través del desplegable, podremos elegir la opción de Rectificativa, y, si la empresa estuviera acogida al SII, también veríamos las opciones de:
    • Simplificada o sin identificación del destinatario.
    • Emitida en sustitución de facturas simplificadas.
    • Asiento resumen de facturas.
    • Importaciones DUA.
    • Otros justificantes contables y documentos justificativos del derecho a la deducción.
    • Aduanas – Liquidación complementaria.

 

  • PROVEEDOR: Introduciendo el nombre, anfix lo buscará entre los existentes, y volcará la información relevante para la factura. Si el proveedor aún no está dado de alta, lo podremos crear desde la factura. Para ello indicaremos el nombre, y al tabular se abrirá una ventana con los datos básicos:
    • NOMBRE O RAZÓN SOCIAL: Introduciendo el nombre de la empresa, ocurrirá como con el NIF – los datos se cargarán de forma automática, ya que anfix toma la información del Registro Mercantil.
    • CIF/NIF: Es un campo opcional. Si lo indicamos, el nombre y datos de la empresa se cargarán automáticamente, leyéndose del registro mercantil.
    • CUENTA CONTABLE: por defecto anfix propondrá la siguiente cuenta contable disponible, pero podrá ser cambiada a cualquier cuenta que no esté siendo utilizada.
    • TIPO DE OPERACIÓN (MODELOS DE IVA): Es el tipo de operación que se utilizará en los modelos 303 y 390. Se propondrá por defecto el tipo «1».
    • % IVA o % IGIC: Por defecto vendrá relleno con el valor que tenga la empresa definido en la configuración de los datos contables, en la pestaña de «Valor de Impuestos». Si este proveedor nos aplica recargo de equivalencia, seleccionaremos del desplegable una de las entradas que tienen dos porcentajes. El primero corresponderá al IVA (o IGIC) y el segundo al recargo de equivalencia.
    • Datos de dirección.
    • Si queremos indicar datos adicionales, pulsaremos en «Añadir más información a la ficha del proveedor» y accederemos a la ficha completa.

 

A continuación indicaremos los siguientes datos:

  • NÚMERO DE FACTURA.
  • FECHA de la factura. El programa propondrá la del día actual.
  • TOTAL: Aquí podemos indicar el total a pagar.
  • CATEGORÍA: identificará el tipo de gasto relacionado con la compra.
  • FORMA DE PAGO: Se completará con la que tenga el proveedor asignada, aunque podremos modificarla. Para ver más detalle sobre las distintas formas de pago, pulsa aquí.
  • VENCIMIENTO: Se rellenará automáticamente en función de la forma de pago indicada para el proveedor. Podrá ser modificado introduciendo una nueva fecha o añadiendo vencimientos.

 

Después podremos indicar los valores de las líneas de la factura:

Pulsando en la rueda dentada podremos configurar los campos que queremos que aparezcan en el formulario.

  • DESCRIPCIÓN: Texto explicativo de la línea de factura.
  • CANTIDAD: Se multiplicará por el precio.
  • PRECIO: Importe en euros que se multiplicará por la cantidad.
  • % DTO: Porcentaje de descuento a aplicar a esta línea de factura.
  • TOTAL: Total resultante de multiplicar precio por cantidad y restar el descuento.
  • IMP. INCLUIDOS: Marcador que indica que el precio incluye impuestos.
  • % IVA: Porcentaje de IVA a aplicar a esta línea de factura.
  • CUOTA IVA: Importe en euros correspondiente a la cuota del IVA en base al porcentaje indicado.
  • CUOTA RE: Importe en euros de Recargo de Equivalencia.
  • % RETENCIÓN: Aquí podemos seleccionar el tipo y porcentaje de retención a aplicar a esta línea de factura.
  • RETENCIÓN: Importe en euros correspondiente a aplicar el porcentaje anterior.

 

Debajo de las líneas de la factura veremos la INFORMACIÓN FISCAL, que se rellenará automáticamente con los datos de la ficha del proveedor:

  • TIPO DE OPERACIÓN (MODELOS DE IVA): Es el tipo de operación que se utilizará en los modelos 303 y 390.
  • CLAVE INTRACOMUNITARIA (MODELO 349): Este campo aparece si el «TIPO DE OPERACIÓN (MODELOS IVA)» elegido es uno de adquisiciones intracomunitarias.
  • Criterio de caja: Estará marcado siempre si la empresa está acogida al criterio de caja (esto se define en la configuración de la empresa). Si la empresa no se acoge al criterio de caja, pero el proveedor sí, marcaremos esta casilla en la ficha del proveedor, de manera que las facturas que creemos para este proveedor tendrán este marcador activado. De este modo, al presentar el IVA, sólo se podrá deducir este si la factura ha sido pagada.

 

Si la empresa se acoge al SII (suministro inmediato de información del IVA, que se indica en configuración) veremos:

  • CLAVE DE OPERACIÓN (MODELO SII): Por defecto con la clave 01, a menos que hayamos indicado otra en la ficha del proveedor.
    • Seleccionando la clave: «02 – Operaciones por las que los empresarios satisfacen compensaciones REAGYP», el campo de TIPO DE OPERACIÓN (MODELOS DE IVA) será » 2 – Compensaciones Agrarias». Además, aparecerán los campos de:
      • % COMPENSACIÓN
      • IMPORTE COMPENSACIÓN
  • DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN (PARA EL SII): Se rellenará automáticamente con los textos de las líneas de la factura.

 

Si la empresa NO se acoge al SII, se muestra en su lugar las claves de operación de los modelos 340 y 347, que también tomarán sus valores de la ficha del proveedor:

 

Podremos añadir comentarios relacionados con la factura en el campo de OBSERVACIONES.

 

En el panel de la izquierda podremos indicar:

  • Dto. general: Descuento a aplicar a toda la factura.
  • Dto. pronto pago: Descuento por pronto pago a aplicar a toda la factura.

También veremos un resumen de los porcentajes de impuestos y retenciones.

 

En la parte inferior izquierda veremos los totales de la factura:

 

Pulsando en  se grabará la factura.

Las facturas aparecerán después listadas en el apartado de COMPRAS → FACTURAS RECIBIDAS y, automáticamente, se generarán los asientos correspondientes en contabilidad.

 

 



VISTA DE DATOS FISCALES Y CONTABLES

Si tenemos acceso a la contabilidad de la empresa, tendremos acceso a esta vista. Aquí podremos indicar los datos de la factura y, además, revisar el asiento contable que se va a generar.

Además, con esta vista, podremos indicar una fecha diferente para el registro contable (FECHA ASIENTO) y para la FECHA de la OPERACIÓN.

  • TIPO DE FACTURA: Por defecto aparecerá Normal. A través del desplegable, podremos elegir la opción de Rectificativa, y, si la empresa estuviera acogida al SII, también veríamos las opciones de:
    • Simplificada o sin identificación del destinatario.
    • Emitida en sustitución de facturas simplificadas.
    • Asiento resumen de facturas.
    • Importaciones DUA.
    • Otros justificantes contables y documentos justificativos del derecho a la deducción.
    • Aduanas – Liquidación complementaria.
  • Criterio de caja: Estará marcado siempre si la empresa está acogida al criterio de caja (esto se define en la configuración de la empresa). Si la empresa no se acoge al criterio de caja, pero el proveedor sí, marcaremos esta casilla en la ficha del proveedor, de manera que las facturas que creemos para este proveedor tendrán este marcador activado. De este modo, al presentar el IVA, sólo se podrá deducir este si la factura ha sido pagada.
  • FECHA de la factura. El programa propondrá la del día actual.
  • PROVEEDOR: Introduciendo el nombre, anfix lo buscará entre los existentes, y volcará la información relevante para la factura. Si el proveedor aún no está dado de alta, lo podremos crear desde la factura. Para ello indicaremos el nombre, y al tabular se abrirá una ventana con los datos básicos:
    • NOMBRE O RAZÓN SOCIAL: Introduciendo el nombre de la empresa, ocurrirá como con el NIF – los datos se cargarán de forma automática, ya que anfix toma la información del Registro Mercantil.
    • CIF/NIF: Es un campo opcional. Si lo indicamos, el nombre y datos de la empresa se cargarán automáticamente, leyéndose del registro mercantil.
    • CUENTA CONTABLE: por defecto anfix propondrá la siguiente cuenta contable disponible, pero podrá ser cambiada a cualquier cuenta que no esté siendo utilizada.
    • TIPO DE OPERACIÓN (MODELOS DE IVA): Es el tipo de operación que se utilizará en los modelos 303 y 390. Se propondrá por defecto el tipo «1».
    • % IVA o % IGIC: Por defecto vendrá relleno con el valor que tenga la empresa definido en la configuración de los datos contables, en la pestaña de «Valor de Impuestos». Si este proveedor nos aplica recargo de equivalencia, seleccionaremos del desplegable una de las entradas que tienen dos porcentajes. El primero corresponderá al IVA (o IGIC) y el segundo al recargo de equivalencia.
    • Datos de dirección.
    • Si queremos indicar datos adicionales, pulsaremos en «Añadir más información a la ficha del proveedor» y accederemos a la ficha completa.

 

A continuación indicaremos los siguientes datos:

  • NÚMERO de factura.
  • TOTAL: Aquí podemos indicar el total a pagar.
  • FECHA ASIENTO: Fecha contable del asiento de la factura recibida. Por defecto se propondrá la misma fecha que la de la factura.
  • FECHA OPERACIÓN: Es la fecha de la operación que quedará reflejada como tal en los modelos de impuestos. Por defecto se propondrá la misma fecha que la de la factura.
  • VENCIMIENTO: Se rellenará automáticamente en función de la forma de pago indicada para el proveedor. Podrá ser modificado introduciendo una nueva fecha o añadiendo vencimientos.

 

Debajo de estos datos se muestran las claves de operación de la factura, que se rellenarán automáticamente con los datos de la ficha del proveedor:

  • Si la empresa se acoge al SII, veremos:
    • CLAVE DE OPERACIÓN (MODELO SII)
    • DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN (PARA EL SII): Si se rellenan los datos a través de la vista de negocio, este campo aparecerá relleno con los textos indicados en las líneas de la factura.

 

  • Si la empresa NO se acoge al SII veremos:
    • CLAVE DE OPERACIÓN (MODELO 340).
    • y CLAVE DE OPERACIÓN (MODELO 347).

 

 

Información contable y fiscal de la factura – Aquí veremos la información de cada línea de la factura:

  • TIPO DE OPERACIÓN (MODELOS DE IVA): Es el tipo de operación que se utilizará en los modelos 303 y 390.
  • CUENTA CONTABLE (BASE IMPONIBLE): Es la cuenta de gasto en la que se contabilizará la factura.
  • BASE IMPONIBLE de esta línea de la factura.
  • % IVA: Porcentaje de IVA y recargo de equivalencia a aplicar a esta línea de factura.
  • CUOTA IVA: Importe en euros correspondiente a la cuota del IVA en base al porcentaje indicado.
  • CUOTA RE: Importe en euros de Recargo de Equivalencia.
  • CLAVE INTRACOMUNITARIA (MODELO 349): Este campo aparece si el «TIPO DE OPERACIÓN (MODELOS IVA)» elegido es uno de entregas intracomunitarias.
  • % RETENCIÓN: Aquí podemos seleccionar el tipo y porcentaje de retención a aplicar a esta línea de factura.
  • RETENCIÓN: Importe en euros correspondiente a aplicar el porcentaje anterior.

 

Asiento – en esta sección podremos previsualizar el asiento contable que se va a generar al guardar la factura. También podremos modificarlo pulsando en «Editar asiento»:

Podremos añadir comentarios relacionados con la factura en el campo de OBSERVACIONES.

 

En la parte inferior izquierda de la factura veremos los totales:

 

Y podremos PREVISUALIZAR la factura pulsando en la parte superior derecha.

 

Pulsando en  se grabará la factura.

Las facturas aparecerán después listadas en el apartado de COMPRAS → FACTURAS RECIBIDAS y, automáticamente, se generarán los asientos correspondientes en contabilidad.

 

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